 |
 |
 |
 |
 |
|
Archiwa zakładowe
Archiwum zakładowe (dawniej składnica akt)
komórka organizacyjna w urzędzie, instytucji, przedsiębiorstwie lub organizacji społecznej zajmująca się przejmowaniem materiałów archiwalnych niepotrzebnych do bieżącego urzędowania (działalności) i czasowym ich przechowywaniem, ewidencjonowaniem, udostępnianiem, brakowaniem oraz przekazywaniem materiałów zasługujących na trwałe przechowywanie do właściwego archiwum
Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 lipca 1983r. O narodowym zasobie archiwalnym i archiwach archiwa zakładowe powoływane są jedynie w tych jednostkach organizacyjnych, które wytwarzają materiały archiwalne (akta kategorii A). Z mocy tej ustawy jednostki takie są objęte nadzorem archiwalnym właściwych terenowo archiwów państwowych. Archiwa zakładowe działają zatem w instytucjach, które po określonym stosownymi przepisami okresie zobligowane są do przekazywania materiałów archiwalnych archiwom państwowym.
Natomiast w jednostkach organizacyjnych, które nie wytwarzają materiałów archiwalnych ( a jedynie akta kategorii B) wytworzoną dokumentację przechowują składnice akt. Jednakże traktowanie składnic akt w sposób analogiczny do archiwów zakładowych znacznie ułatwia dostęp do przechowywanych akt oraz sprawia, że są one odpowiednio zabezpieczone.
Cele i zadania archiwów zakładowych
Archiwa zakładowe mają do spełnienia dwojaką rolę:
-odciążają poszczególne komórki organizacyjne od akt, które są już zbędne do bieżącego urzędowania lecz muszą być zgodnie z obowiązującymi przepisami przechowywane i zabezpieczone
-zabezpieczają i przechowują, a w razie potrzeby porządkują część akt, które po określonym czasie powinna być przekazana do właściwego archiwum państwowego.
Do zadań archiwów zakładowych należą:
• współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie prawidłowego tworzenia teczek spraw i ich przygotowania do przekazania archiwum zakładowemu;
• przejmowanie akt z poszczególnych komórek organizacyjnych;
• przechowywanie, zabezpieczanie oraz ewidencjonowanie posiadanych i przejmowanych akt;
• porządkowanie (w razie potrzeby) akt niewłaściwie opracowanych;
• udostępnianie akt do celów służbowych i innych;
• prowadzenie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania już upłynął;
• dbałość o zachowanie dokumentacji w odpowiednim stanie fizycznym oraz prowadzenie w razie takiej konieczności niezbędnych prac konserwatorskich;
• przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych;
• utrzymywanie stałych kontaktów z archiwum państwowym odpowiedzialnym za dane zakładowe oraz przechowywane w nim materiały archiwalne.
