Składnica akt

 

 

 

Firma COKOM SP. z o.o. w Łodzi, jedna z największych przechowalni dokumentów w regionie łódzkim , od 2000 roku specjalizująca się w archiwizacji przede wszystkim dokumentacji osobowej tj. teczek osobowych oraz list płac. Dzięki naszemu centralnemu położeniu, usługa przechowywanie dokumentów świadczona jest dla firm i instytucji zarówno z miast Łódź i Warszawa, jak również dla całej centralnej Polski.

Aktualne zasoby obejmują ponad 300 tys. teczek osobowych. Jest to dowód na to iż posiadamy dostateczną wiedzę i doświadczenie w tej dziedzinie. Znajomość przepisów prawnych związanych z archiwizacją oraz przechowywaniem dokumentacji to dla nas priorytet. Doradzamy i pomagamy pracodawcom, którzy prowadzą lub kończą prowadzić swoją działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej pracowników. Zaufało nam wiele firm i instytucji.

 

Oferta cenowa-czyli od czego zależy cena

Realizując usługi przechowywania dokumentacji zawsze staramy się i dbamy o to, aby nasza oferta była w optymalny sposób dostosowana do wymagań każdego klienta i spełniała indywidualne oczekiwania w każdym obszarze działania.

Na ostateczną cenę jednego metra bieżącego akt (1mb) powierzonego naszej firmie na przechowywanie wpływają:

• Rodzaj dokumentacji tj. każdy rodzaj dokumentacji posiada w przepisach określony okres przechowywania np. akta osobowe 50 lat, dokumentacja księgowa 5 lat (czytaj okresy przechowywania dokumentacji)- w przypadku wątpliwości co do okresu przechowywania przytaczamy konkretne przepisy i akty prawne.
• Fakt czy dokumentacja ona zarchiwizowana:
  1. Czy istnieją do niej spisy papierowe bądź komputerowe w arkuszu
  2. Czy jest ona spakowana ( w pudła, opakowania papierowe, segregatory)
  3. Czy jest rozdzielona na dokumentację do przechowywania i na akta do zniszczenia- czy wręcz przeciwnie- to my mamy dokonać różnicowania.
• Jaki jest jej stan: czy jest zagrzybiała, zalana lub zabrudzona.
• Ilość w metrach bieżących powierzanej dokumentacji.
• Czy klient będzie chciał korzystać i jak często z powierzonej nam dokumentacji.
• Rodzaj transportu (klienta lub nasz) oraz odległość firmy od archiwum.
• Okres przechowywania.
• Rodzaj płatności: w całości za cały okres przechowywania lub płatność w ratach.

 

Biorąc pod uwagę powyższe zmienne nie dziwi fakt, iż w tym miejscu nie podajemy konkretnej ceny za przechowywanie 1 metra bieżącego akt. Jest to sprawa bardzo indywidualna i dopiero po rozmowie z klientem, posiadając wiedzę i odpowiedzi na powyższe pytania, a najlepiej po naocznej weryfikacji, obmiarze ilości i sprawdzeniu jakości dokumentacji możemy przedstawić indywidualną ofertę.

 

Etapy postępowania z powierzoną dokumentacją

Po przekazaniu do naszego archiwum dokumentacji segregujemy ją, dzieląc na tą, którą będziemy przechowywać przez określony w przepisach okres czasu oraz na tą która zostanie zbrakowana (bo już jej termin przechowywania minął i można ją zniszczyć). Przez cały czasu, kiedy przechowujemy daną dokumentację jej właściciel ma prawo do niej wglądu (na miejscu w czytelni bądź wypożyczenia).

Po przekazaniu dokumentacji właściciel otrzymuje od nas spis zdawczo- odbiorczy  i od tego momentu przenosi na naszą firmę całą odpowiedzialność za całą dokumentację.

W przypadku zapotrzebowania byłego pracownika na dokumenty z teczki osobowej w przypadku np. starania się o emeryturę lub do wyliczenia kapitału początkowego taka osoba występuje do naszej Kancelarii z wnioskiem (osobiście, telefonicznie, mailowo lub przez Internet) o kopię dokumentacji, np. świadectwa pracy lub kopii list płac. Taka dokumentacja poświadczona naszą pieczątką jest honorowana przez urzędy i instytucje (w tym przypadku przez Zus).