 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
Regulamin świadczenia usług archiwizacyjnych Przechowalni Akt COKOM Sp. z o.o.
Rozdział I : Postanowienia ogólne
§ 1
Regulamin określa sposób i zakres świadczenia usług archiwizacyjnych oraz zasady i tryb postępowania z dokumentacją niearchiwalną, przechowywaną w Przechowalni Akt Cokom Sp. z o.o.
§ 2
Określone w regulaminie tryb i zasady świadczenia usług archiwizacyjnych zapewniają jednolity sposób ewidencjonowania, przechowywania oraz udostępniania przechowywanej dokumentacji z uwzględnieniem w szczególności przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002r. Nr 101, poz. 926).
§ 3
Użyte w regulaminie następujące określenia oznaczają :
1. akta – dokumentacja wytworzona przez dany podmiot archiwalna i niearchiwalna
2. archiwizacja – porządkowanie dokumentacji, polegające na kwalifikacji dokumentacji do odpowiednich kategorii archiwalnych, systematyzacji akt według komórek organizacyjnych, klasyfikacji w układzie rzeczowym zgodnie z rzeczowym wykazem akt, weryfikacji i uzupełnieniu opisu akt oraz sporządzeniu ewidencji akt z wyodrębnieniem dokumentacji archiwalnej i nieprzeterminowanej dokumentacji niearchiwalnej
3. baza danych – baza, w której zgromadzone są ewidencje wszystkich posiadanych dokumentów niearchiwalnych oraz osób, byłych lub obecnych pracowników podmiotów, przechowujących dokumentację niearchiwalną w Przechowalni Akt COKOM Sp. z o.o.
4. kancelaria archiwizacyjna – komórka organizacyjna zajmująca się przyjmowaniem i rozpatrywaniem spraw związanych z działalnością Przechowalni Akt COKOM Sp. z o.o.
5. czytelnia – miejsce wydzielone do osobistego zapoznania się z dokumentacją niearchiwalną znajdującą się w zasobach Przechowalni Akt COKOM Sp. z o.o.
6. dokument – pojedyncze pismo, dokument w oryginale zawierający dane, informacje, które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy
7. dokumentacja – akta niearchiwalne przechowywane w Przechowalni Akt COKOM Sp. z o. o.
8. jednostka aktowa – zbiór dokumentów przechowywany jako całość w Przechowalni Akt
9. kserokopia – kopia dokumentu, sporządzona na kserokopiarce i poświadczona przez pracownika Przechowalni Akt COKOM Sp. z o.o.
10. kurs – kurs I stopnia kancelaryjno – archiwalny
11. kwerendy pracownicze – możliwość uzyskania zaświadczenia wystawionego na podstawie dokumentacji pracowniczej, przez pracowników upadłych, zlikwidowanych zakładów, zgodnie z procedurą określoną przez Przechowalnię Akt COKOM Sp. z o.o.
12. opłata – opłata za usługi archiwizacji, przechowywania bądź sprządzenia odpisu lub kopii dokumentacji niearchiwalnej, przechowywanej w Przechowalni Akt COKOM Sp. z o.o.
13. pieczęć – stempel nagłówkowy Przechowalni Akt COKOM Sp. z o.o.
14. przechowywanie – przechowywanie dokumentacji niearchiwalnej o czasowym okresie przechowywania przez Przechowalnię Akt COKOM Sp. z o.o
15. przesyłka – pisma bądź paczki otrzymywane za pośrednictwem poczty a także otrzymywane i nadawane telefaksy
16. referent – pracownik załatwiający dana sprawę
17. rzeczowy wykaz akt – wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt
18. spis akt – formularz służący do chronologicznego rejestrowania dokumentacji niearchiwalnej
19. wgląd do akt – możliwość osobistego zapoznania się z dokumentacją niearchiwalną, przechowywaną w Przechowalni Akt COKOM Sp. z o.o. w miejscu wskazanym przez pracownika Przechowalni
20. wniosek – wniosek złożony do Przechowalni Akt COKOM Sp.z o.o. dotyczący skorzystania z zasobów dokumentacji przechowywanej przez Przechowalnie
21. zaświadczenie – wystawiane przez Przechowalnię Akt COKOM Sp. z o.o. zaświadczenie o przebiegu zatrudnienia i wysokości zarobków w oparciu o przechowywaną dokumentację niearchiwalną
§ 4
Z chwilą zakończenia prac archiwizacyjnych akta pozostają we władaniu Zleceniodawcy i ponosi on pełną odpowiedzialność za ich uszkodzenie, utratę lub zniszczenie.
Rozdział II : Przechowywanie dokumentacji niearchiwalnej
§ 5
Przechowalnia Akt COKOM Sp z o. o. wykonuje usługi z zakresu przechowywania dokumentacji niearchiwalnej zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z dnia 14.07.1983r. (Dz. U. Nr 38 poz.1731), rozporządzenia Ministra Nauki Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dnia 25.07.1984 r.(Dz. U. Nr 41 poz. 2161), rozporządzenia Ministra Kultury w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców z dnia 12.05.2003r. (Dz. U. Nr 98 poz. 901), jak również wytycznych Stowarzyszenia Archiwistów Polskich odnośnie konserwacji materiałów archiwalnych i niearchiwalnych na podstawie wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych prowadzonego przez Wojewodę Łódzkiego zgodnie z przepisami ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z dnia 14.07.1983r. (Dz. U. Nr 38 poz.1731) w brzmieniu nadanym ustawą z dnia 02.07.2004r. Przepisy wprowadzające ustawę o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. Z 2004r. Nr 173, poz. 1808).
§ 6
1. Przechowywanie dokumentacji prowadzone jest na podstawie umowy zawartej pomiędzy Przechowalnią a Zleceniodawcą, która określa sposób przekazania dokumentacji, rodzaj przechowywanej dokumentacji, uprawnienia Przechowalni w zakresie udzielania informacji na podstawie przechowywanej dokumentacji osobom trzecim, cenę usługi płatną co do zasady jednorazowo z góry za cały okres przechowywania, chyba, że strony postanowią inaczej.
2. Strony mogą wprowadzić do umowy o przechowywanie wprowadzić inne postanowienia, zgodne z obowiązującymi przepisami prawa, jeżeli taka jest wola stron.
§ 7
1. Dokumentacja przyjęta do Przechowalni przechowywana jest w specjalnych, przeznaczonych wyłącznie do tego celu pomieszczeniach, przystosowanych do tego zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Kultury w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców z dnia 12.05.2003r. (Dz. U. Nr 98 poz. 901).
2. Dokumentacja może w trakcie przechowywania znajdować się poza wskazanymi w pkt. 1 pomieszczeniami tylko w przypadkach wskazanych w niniejszym regulaminie.
§ 8
Dostęp do pomieszczeń magazynowych, w których przechowywane są jednostki aktowe mają wyłącznie upoważnieni pracownicy Przechowalni Akt.
§ 9
Z chwilą przejęcia dokumentacji Przechowalnia sporządza ewidencję drukowaną i elektroniczną dla danej dokumentacji wraz z zabezpieczeniem kopii na nośnikach informatycznych oraz wprowadza ją do posiadanej bazy danych.
§ 10
Jeżeli strony umowy nie postanowiły inaczej, Przechowalnia ponosi pełną odpowiedzialność za uszkodzenie, zniszczenie lub utratę dokumentacji podczas jej transportu od Zleceniodawcy do Przechowalni, chyba, że Przechowalnia nie ponosi winy za uszkodzenie, zniszczenie lub utratę dokumentacji.
§ 11
1. Za utrzymywanie dokumentacji w należytym stanie zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz zaleceniami Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych odpowiedzialni są pracownicy upoważnienie do pracy z w/w dokumentacją i wstępu do wskazanych w § 13 pomieszczeń magazynowych.
2. Co najmniej raz na trzy miesiące Kierownik Przechowalni przeprowadza kontrolę w zakresie utrzymywania dokumentacji w należytym stanie.
§ 12
Upoważnionymi do wstępu do pomieszczeń magazynowych wskazanych w § 13 oraz do pracy z przechowywana dokumentacją są :
1. Kierownik Przechowalni
2. Pracownicy zatrudnieni w Przechowalni na stanowisku Referenta
§ 13
1. Zarówno Kierownik Przechowalni jaki i pracownicy zatrudnieni na stanowisku referenta muszą spełniać wymogi rozporządzenia Ministra Kultury w sprawie określenia rodzaju wykształcenia uznanego za specjalistyczne oraz dokumentów potwierdzających posiadanie praktyki zawodowej, wymaganych od osób wykonujących niektóre czynności związane z dokumentacją osobowa i płacową pracodawców z dnia 06.06.2003r. (Dz. U. Nr 108 poz. 1016).
2. Wszystkie osoby wymienione w pkt. 1 zobowiązane są do zachowania tajemnicy służbowej w zakresie wykonywanych czynności.
§ 14
Akta przechowywane w Przechowalni Akt COKOM Sp. z o. o. mogą być udostępniane osobom trzecim zgodnie z § 20 i następne niniejszego regulaminu.
Rozdział III : Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w Przechowalni Akt Cokom Sp. z o. o. oraz sporządzanie kopii, odpisów bądź zaświadczeń.
§ 15
Przechowalnia Akt COKOM Sp. z o. o. udostępnia dokumentację w następujący sposób :
1. do wglądu na terenie Przechowalni w specjalnie do tego celu przeznaczonym pomieszczeniu – czytelni
2. Zleceniodawcy działającemu do wglądu poza terenem Przechowalni
3. w postaci kserokopii
4. w postaci odpisów
5. w postaci zaświadczeń o przebiegu zatrudnienia i wysokości wynagrodzenia, chonorowanych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych
6. w postaci dokumentów Rp-7 wystawionych przez Przechowalnię a podpisanych przez Syndyka.
Przechowalnia akt udostępnia przechowywaną dokumentację następującym podmiotom :
1. Zleceniodawcy działającemu, przechowującemu akta w Przechowalni
2. byłym pracownicy podmiotów zlikwidowanych przechowujących akta w Przechowalni
3. Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych
4. innym podmiotom, posiadającym pisemne upoważnienie przechowującego akta, chyba, że podmiot jest uprawniony z mocy przepisów prawa
§ 16
Celem udostępnienia dokumentacji osoba/instytucja zobowiązana jest złożyć Wniosek .
Wniosek można składać :
1. drogą telefoniczną
2. drogą elektroniczną przez wypełnienie formularza w zakładce ZŁÓŻ WNIOSEK
3. drogą poczty elektronicznej na adres e-kancelaria@cokom.com.pl.
4. drogą poczty zwykłej na poniższy adres
5. w kancelarii Przechowalni Akt osobiście, ul. Zbąszyńska 13, 91-342 Łódź
§ 17
Referent wydaje byłym pracownikom Zleceniodawców na ich wniosek, w wyznaczonym terminie odpisy, kserokopie bądź zaświadczenia o przebiegu zatrudnienia w ramach kwerendy pracowniczej.
§ 18
Udostępnianie akt w ramach kwerendy pracowniczej podlega opłatom zgodnie z cennikiem.
§ 19
Odbiór druków, odpisów, kserokopii bądź zaświadczeń o przebiegu zatrudnienia w ramach kwerendy pracowniczej następuje osobiście w biurze przechowalni bądź drogą poczty zwykłej za zaliczeniem pocztowym wraz z opłatą pocztową zgodnie z cennikiem usług Poczty Polskiej.
§ 20
1. Wniosek składany ustnie w biurze przechowalni przyjmuje referent wypełniając stosowny formularz, potwierdzony następnie po zapoznaniu się z treścią, przez wnioskodawcę.
2. Formularz określa dane składającego wniosek, termin, zakres oraz sposób udostępnienia dokumentacji, a jeśli są to odpisy, kopie lub zaświadczenia, sposób i termin ich odbioru oraz szacunkową cenę usługi obliczoną zgodnie z cennikiem. Faktyczna wartość usługi może w wyjątkowych wypadkach odbiegać od ceny szacunkowej ze względu na niemożność ustalenia precyzyjnego zakresu usługi. W takiej sytuacji referent jest zobowiązany poinformować o tym wnioskodawcę.
3. Opłatę szacunkową za sporządzenie odpisów, kopii lub zaświadczenia wnioskodawca składający wniosek w biurze przechowalni osobiście wnosi z chwilą złożenia wniosku, potwierdzoną dowodem Kasa Przyjęła.
4. Jeżeli wniosek składany jest w inny sposób referent przy braku formy pisemnej wniosku, zobowiązany jest wypełnić ten sam formularz bez potwierdzenia przez wnioskodawcę. W tej sytuacji wnioskodawca wnosi opłatę za usługę z chwilą jej wykonania.
§ 21
1. Na podstawie złożonego wniosku referent wyznacza termin udostępnienia dokumentacji nie przekraczający 3 miesięcy. W przypadku niektórych Zleceniodawców termin oczekiwania na udostępnienie może być wydłużony do 12 miesięcy za zgodą Zleceniodawcy. Zainteresowanemu w sprawie Przechowalnia udostępni niezwłocznie dokumentację bądź skróci termin oczekiwania za dodatkową opłatą, wynikającą z cennika.
2. Termin udostępnienia akt do wglądu nie może przekroczyć 7 dni.
§ 22
1. Referent udostępnia wnioskodawcy oryginały dokumentacji do wglądu na terenie Przechowalni bądź Zleceniodawcy działającemu do wglądu, poza terenem Przechowalni za zwrotnym potwierdzeniem odbioru z załączonym i potwierdzonym przez Zleceniodawcę wykazem dokumentów przekazanych. Przekazanie dokumentacji do wglądu poza terenem Przechowalni Zleceniodawcy działającemu jest odpłatne. Cenę określa umowa pomiędzy Przechowalnią akt a poszczególnymi Zleceniodawcami działającymi.
2. Udostępnienie dokumentacji do wglądu w czytelni Przechowalni Akt COKOM Sp. z o. o. jest nieodpłatne.
3. Wnioskodawca może zamówić do wglądu maksymalnie 5 jednostek aktowych bądź 20 dokumentów.
4. Wnioskodawca otrzymuje dokumenty do wglądu po pisemnym potwierdzeniu pobrania na wykazie. Korzysta z nich nie ingerując w ich układ i treść, zachowując dbałość o ich stan fizyczny i bezpieczeństwo. Wnioskodawcy nie wolno :
• zmieniać porządku w układzie wykorzystywanej dokumentacji
• zamieszczać na nich notatek, uwag i znaków
• sporządzać notatek na papierze położonym bezpośrednio na dokumentacji
• udostępniać dokumentacji osobom trzecim ani pozostawiać jej na stole czytelni po zakończeniu pracy
Wynoszenie dokumentacji poza czytelnię jest zabronione pod rygorem odmowy dalszego udostępniania dokumentacji, niezależnie od odpowiedzialności.
5. Udostępnienie dokumentacji nie uprawnia do samodzielnego ich reprodukowania.
6. Referent przyjmuje oddaną do wglądu dokumentację z pisemnym potwierdzeniem zwroty zgodnie z wykazem.
7. Wnioskodawca ponosi odpowiedzialność za utratę, zniszczenie lub uszkodzenie dokumentacji przekazanej do wglądu do momentu jej zwrotu.
§ 23
1. Wnioskodawca zobowiązany jest zapoznać się z niniejszym regulaminem i stosować się do niego.
2. Nieprzestrzeganie powyższych zasad przez wnioskodawcę może spowodować wydanie przez kierownika Przechowalni Akt decyzji o odmowie udostępniania dokumentacji do wglądu co do konkretnego wnioskodawcy.
Rozdział IV : Postanowienia końcowe
§ 24
Wzór Wniosku ustala kierownik Przechowalni.
§ 25
Cennik usług ustalany jest każdorazowo przy zmianie obowiązujących przepisów przez kierownika Przechowalni z uwzględnieniem Rozporządzenia Ministra Kultury dotyczącego określenia maksymalnej wysokości opłat za sporządzanie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania.
§ 26
Wzór wykazu ustala kierownik Przechowalni.
Zarząd COKOM Sp. z o. o.
