KAFEL_51 KAFEL_12 KAFEL_13
KAFEL_14 KAFEL_49 KAFEL_80

 

Opinia prawna dla COKOM Archiwum Sp. z o.o.

odnośnie odpowiedzialności przedsiębiorcy

za zgubienie lub zniszczenie dokumentacji płacowej i kadrowej

1. Podstawy prawne:

• Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 1983 Nr 38 poz.173)
• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r.
• Kodeks pracy. (Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141) Ustawa z 17.12.1998 r., o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, w brzmieniu nadanym ustawą z 18.12.2002 r., o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz.U. Nr 241, poz. 2074)
• Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. 1996 nr 62 poz. 286)

2. Zakres opinii:
Obowiązek pracodawcy z zakresu archiwizacji dokumentacji pracowniczej oraz grożące za niedopełnienie tego obowiązku sankcje.

3. Regulacja prawna i wnioski:
Powszechny obowiązek przechowywania dokumentacji płacowej przez ustalony okres został wprowadzony przepisami ustawy z 29.9.1994 r. o rachunkowości. Karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki należało przechowywać
przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych. Przepisy te nie określały dokładnego okresu przechowywania dokumentacji i odsyłały w tym zakresie do przepisów ubezpieczeniowych, ale miały już charakter powszechny.

Od 1.1.2003 r., okres przechowywania dokumentacji płacowej pracownika określają przepisy art. 125a ustawy z 17.12.1998 r., o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, w brzmieniu nadanym ustawą z 18.12.2002 r., o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz.U. Nr 241, poz. 2074). Zobowiązują one płatnika składek na ubezpieczenia społeczne do przechowywania list płac, kart wynagrodzeń i innych dowodów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia pracy u danego (pracodawcy) płatnika składek.

Ponad to obowiązek prowadzenia akt osobowych pracownika oraz innej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy wynika wprost z przepisów Kodeksu Pracy. Ustawodawca nakładając na pracodawcę obowiązek prowadzenia takiej dokumentacji wymaga również, aby była ona prowadzona w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem (art. 94, pkt 9a i 9b KP).

Dodatkowo ustawa o rachunkowości w artykule 71 nakazuje, iż dokumentację, czyli: księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe należy: przechowywać w należyty sposób, chronić przed niedozwolonymi zmianami, chronić przed nieupoważnionym rozpowszechnianiem, chronić przed uszkodzeniem, zniszczeniem. Przepis art. 74 wskazanej powyżej ustawy określa, iż zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu, a oprócz tego przechowuje się co najmniej przez okres:
1) księgi rachunkowe – 5 lat,
2) karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki – przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych , rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat,
3) dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności,
4) dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat,
5) pozostałe dowody księgowe i dokumenty – 5 lat.

W Kodeksie Pracy, ustawodawca nałożył na pracodawcę obowiązek:

prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników,
przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Sankcję za niewypełnienie powyższego obowiązku przewiduje przepis art. 281 kodeksu Pracy, który stanowi, że kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu pozostawia dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem podlega karze grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł.
Postępowanie opisane w hipotezie tej normy stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika skutkujące nałożeniem sankcji przez inspektorów pracy oraz wywołuje jeszcze inne negatywne skutki dla pracodawcy. Sąd Najwyższy przyjął w wyroku z 14.5.1999 r., I PKN 62/99 (OSNAPiUS 2000 r., Nr 15, poz. 579), że pracodawca, który wbrew obowiązkowi przewidzianemu w art. 94 pkt 9a nie prowadzi list obecności, list płac ani innej dokumentacji ewidencyjnej czasu pracy pracownika i wypłacanego mu wynagrodzenia, musi liczyć się z tym, że będzie na nim spoczywał ciężar udowodnienia nieobecności pracownika, jej rozmiaru oraz wypłaconego wynagrodzenia.
Niezależnie od powyższych konsekwencji, postępowanie z dokumentacją pracowniczą (w tym płacową) podlega ocenie w świetle przestrzegania przepisów ustawy z 29.8.1997 r., o ochronie danych osobowych (Dz.U. Nr 101 z 2002 r., poz. 926, ze zm.). Zgodnie z art. 51 powołanej ustawy, kto administrując zbiorem danych lub będąc obowiązany do ochrony danych osobowych udostępnia je lub umożliwia dostęp do nich osobom nieupoważnionym, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Jeżeli sprawca działa nieumyślnie, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku. Jeśli natomiast administrując danymi narusza choćby nieumyślnie obowiązek zabezpieczenia ich przed zabraniem przez osobę nieuprawnioną, uszkodzeniem lub zniszczeniem, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku (art. 52 ustawy). Ponad to zgodnie z orzecznictwem sądowym (np. wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z dnia 14.11.2003 r., sygn. akt I ACa 1062/03) dane o stanie majątku podlegają ochronie na podstawie tej ustawy. W uzasadnieniu stanowiska sąd stwierdził, że ustawa nie zawiera odrębnych regulacji dotyczących odpowiedzialności cywilnej w razie ujawnienia danych osobowych w sposób sprzeczny z ustawą, dlatego należy odwołać się do przepisu art. 415 KC, który wyraża ogólna regułę odpowiedzialności deliktowej. Zgodnie z tym przepisem, kto z winy swej wyrządził drugiemu szkodę, obowiązany jest do jej naprawienia.
Ponieważ coraz częstsze są przypadki porzucania dokumentacji wprowadzona została możliwość interwencji Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Może on wydać decyzję nakazującą złożenie dokumentacji, która należała do pracodawcy wykreślonego z KRS lub z ewidencji działalności gospodarczej, na odpłatne przechowywanie we wskazanym archiwum państwowym, jeżeli istnieje zagrożenie jej zniszczenia, w szczególności na skutek oddziaływania czynników atmosferycznych lub bezprawnego działania osób trzecich, a brak jest podstaw prawnych do jej przekazania innemu podmiotowi do dalszego przechowywania. Decyzji nadawany będzie rygor natychmiastowej wykonalności.

W ramach obowiązków pracodawcy mieści się między innymi jego powinność dostarczania pracownikowi informacji i dokumentów (świadectwa pracy, zaświadczeń o stażu pracy itp.) istotnych z punktu widzenia realizacji stosunku pracy, a nawet szerzej (np. zaświadczenie o zarobkach potrzebne dla realizacji uprawnień poza zakładem pracy). Po zakończenia zatrudnienia, dokumentacja płacowa stanowi podstawowe źródło informacji o zarobkach pracownika przy ustalaniu wysokości świadczeń z ubezpieczenia społecznego. Zgodnie przepisami środkiem dowodowym stwierdzającym wysokość zarobku lub dochodu stanowiącego podstawę wymiaru emerytury lub renty, jest dla pracowników zaświadczenie zakładu pracy wystawione według ustalonego wzoru (druk ZUS Rp-7).

Z uwagi na powyższe interesy pracownika, istotne znaczenie mają regulacje dotyczące czasu i warunków przechowywania dokumentacji, postępowania z tą dokumentacją w razie likwidacji pracodawcy, czy też przejmowania zakładu pracy przez innego pracodawcę.
Zasady postępowania z dokumentacją płacową w razie likwidacji pracodawcy określają przepisy rozdziału 4b (art. 51u-51w) ustawy z 14.7.1983 r., o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w brzmieniu nadanym ustawą z 18.12.2002 r., o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz.U. Nr 241, poz. 2074). Regulacja ta obowiązuje od 1.7.2004 r., i nie dotyczy jedynie organów państwowych i innych państwowych jednostek organizacyjnych.

Zgodnie z tymi przepisami, w przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości, pracodawca wskazuje podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji liczonego od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy – dla dokumentacji osobowej; dnia wytworzenia – dla dokumentacji płacowej.

Postępowanie z dokumentacją pracowniczą w przypadku przejmowania zakładu pracy przez nowego pracodawcę normują przepisy § 9 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 28.5.1996 r., w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 ze zm.). Zgodnie z tymi przepisami w sytuacji określonej w art. 231 KP lub w innych odrębnych przepisach przewidujących następstwo prawne w stosunkach pracy nawiązanych przez poprzedniego pracodawcę, dotychczasowy pracodawca jest obowiązany przekazać akta osobowe oraz pozostałą dokumentację w sprawach związanych z stosunkiem pracy danego pracownika dla pracodawcy przejmującego tego pracownika.

Aktem prawnym określającym jakie dokumenty związane z zatrudnianiem pracowników pracodawca zakłada i prowadzi jest wskazane powyżej rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej 28.5.1996 r., w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 ze zm.).
Należy podkreślić, że zgodnie z przepisami art. 85 § 5 KP, pracodawca, na żądanie pracownika, jest obowiązany udostępnić do wglądu dokumenty, na których podstawie zostało obliczone jego wynagrodzenie. Zatem, chociaż nie wynika to wprost z przepisów, dokumentacja płacowa, nawet wtedy gdy na bieżąco jest prowadzona w formie elektronicznej, powinna przybrać formę pisemną. Tylko taka bowiem forma gwarantuje pracownikowi oraz organom kontrolnym realizację prawa wglądu w dokument.

Zakład pracy ma możliwość przekazania obowiązku gromadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej przez okres 50 lat wyspecjalizowanym przedsiębiorstwom, działającym według ściśle określonych reguł i na podstawie zezwolenia wojewody. Dokumentacja osobowa i płacowa pracowników, niezbędna do wyliczania stażu ubezpieczeniowego, wysokości emerytur, kapitału początkowego, a także do kontroli stanu indywidualnych kont ubezpieczonych oraz wszystkie dokumenty niezbędne w sprawach emerytalno-rentowych muszą być archiwizowane przez okres 50 lat. Nie ma znaczenia, czy pracodawca jest w stanie likwidacji, czy nie. Jak wskazano powyżej w przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości pracodawca wskazuje podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji liczonego: od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy – dla dokumentacji osobowej; od dnia wytworzenia – dla dokumentacji płacowej (art. 51u. ust. 1 ustawy o zasobie archiwalnym).

Warunki prowadzenia działalności gospodarczej w dziedzinie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców przez osoby fizyczne i prawne zostały określone przepisami art. 51a – 51t ustawy z 14.7.1983 r., o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w brzmieniu nadanym ustawą z 18.12.2002 r., o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz.U. Nr 41, poz. 2074). Dalsza zmiana w tym zakresie została wprowadzona ustawą z 2.7.2004 r., o swobodzie działalności gospodarczej (Dz.U. Nr 173, poz. 1807). W wyniku tej zmiany działalność gospodarcza w zakresie przechowywania tworzonej przez pracodawców dokumentacji osobowej i płacowej została zaliczona do kategorii działalności regulowanej. Przedsiębiorcy mogą prowadzić działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania na podstawie wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych. Rejestr prowadzi wojewoda właściwy ze względu na miejsce wykonywania działalności objętej wpisem. O wpisaniu przedsiębiorcy do rejestru wojewoda zawiadamia Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, na podstawie tej prowadzona jest jawna ewidencja przechowawców akt osobowych i płacowych. Należy podkreślić, że na takim przedsiębiorcy ciąży ustawowy obowiązek przekazania do centrali ZUS oraz do Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych wykazu pracodawców, których dokumentację przejął w danym miesiącu kalendarzowym oraz wskazanie okresu z jakiego ta dokumentacja pochodzi.

 

Kalendarz
Październik 2017
poniedziałek wtorek środa czwartek piątek sobota niedziela
25 września 2017 26 września 2017 27 września 2017 28 września 2017 29 września 2017 30 września 2017 1 października 2017
2 października 2017 3 października 2017 4 października 2017 5 października 2017 6 października 2017 7 października 2017 8 października 2017
9 października 2017 10 października 2017 11 października 2017 12 października 2017 13 października 2017 14 października 2017 15 października 2017
16 października 2017 17 października 2017 18 października 2017 19 października 2017 20 października 2017 21 października 2017 22 października 2017
23 października 2017 24 października 2017 25 października 2017 26 października 2017 27 października 2017 28 października 2017 29 października 2017
30 października 2017 31 października 2017 1 listopada 2017 2 listopada 2017 3 listopada 2017 4 listopada 2017 5 listopada 2017