O Firmie COKOM Sp. z o.o.

   Działalność nasza związana jest z prawidłowym zarchiwizowaniem i przechowywaniem dokumentów

niearchiwalnych kategorii od B3 do B50. Należy podkreślić, że pod pojęciem archiwizacja (przechowywanie) akt mieści się również ich segregacja, weryfikowanie, kategoryzacja oraz brakowanie.

Jesteśmy jedną z największych przechowalni dokumentów w centralnej Polsce.

Swoją ofertę kierujemy do przedsiębiorstw, które są zlikwidowane bądź są w trakcie likwidacji lub upadłości i pragną zdjąć z siebie obciążenie, jakim jest utrzymywanie i obsługa archiwum zakładowego. Działalność naszej firmy związana jest z wieloletnią tradycją oraz wypracowaną przez lata praktyki profesjonalną obsługą realizowaną przez wykwalifikowana kadrę.

Posiadamy odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie umożliwiające prawidłowe zarchiwizowanie, zabezpieczenie i przechowywanie dokumentacji aktowej, zgodnie z obowiązującymi wymogami i przepisami.

---

 

Opis firmy

 

 

            Głównym kierunkiem rozwoju „Cokom Archiwum Sp. z o.o.” są szeroko rozumiane usługi związane z archiwizacją. Ustawa z dnia 18 grudnia 2002r. (odnośnie zmian o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach) w pełni normuje i systematyzuje działalność zakładowych i państwowych archiwów w Polsce. Jednocześnie określa ona warunki, jakie muszą spełniać przedsiębiorstwa prywatne zajmujące się działalnością gospodarczą w dziedzinie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej o czasowym okresie przechowywania. Warunki stawiane przedsiębiorstwom są ściśle określone i wymagają dużych nakładów inwestycyjnych.

 

Mając blisko 20 letnie doświadczenie w przechowywaniu akt, potrafimy sprostać największym wyzwaniom związanym z archiwizacją. Nasze uprawnienia do prowadzenia w/w działalności potwierdza aktualny wpis dokonany przez Marszałka Województwa Łódzkiego w dniu 13 stycznia 2015r.  IFV.8262.1.2015 na listę przechowawców.

 

Archiwizacja

Działalność nasza związana jest, między innymi, z prawidłową archiwizacją dokumentów. Należy podkreślić, że pod pojęciem archiwizacja akt mieści się ich segregacja, weryfikowanie, paginowanie i brakowanie. W ramach usług archiwizacyjnych wykonujemy:

 

1. kompleksowe porządkowanie dokumentacji
2. czyszczenie i odkurzanie akt
3. odgrzybianie i osuszanie
4. usuwanie części metalowych i paginowanie akt
5. podział dokumentacji ze względu na okresy jej przechowywania
6. sporządzenie spisu zdawczo-odbiorczego archiwizowanej dokumentacji
7. sporządzenie rzeczowego wykazu akt
8. wyodrębnienie dokumentacji archiwalnej (kat.A)
9. przekazanie akt kategorii A właściwemu Archiwum Państwowemu
10. podział akt na właściwe jednostki archiwalne
11. pakowanie w kartony ochronne
12. brakowanie przeterminowanej dokumentacji niearchiwalnej, potwierdzone stosownym dokumentem.

Archiwizację przeprowadzamy w siedzibie Zamawiającego, bądź w siedzibie Przechowalni Akt Cokom Archiwum Sp. z o.o. na życzenie klienta.

 

Przechowywanie dokumentów

W naszych zasobach archiwalnych znajdują się przede wszystkim akta księgowe, akta kadrowe, akta płacowe, akta normatywne. Przechowujemy ponad 300 tysięcy teczek osobowych pracowników upadłych bądź zlikwidowanych przedsiębiorstw. Oferta przejęcie całościowego dokumentacji przedsiębiorstwa zawiera w sobie następujące usługi:

1. załadunek i transport wszystkich dokumentów do naszej przechowalni
2. przejęcie wszystkich akt kategorii B50 ( teczek osobowych )
3. przejęcie list płac i kart wynagrodzeń – akt kategorii B25
4. przejęcie innej dokumentacji – akt kategorii B5, B10
5. archiwizacja w/w akt
6. wydzielanie akt do brakowania
7. brakowanie (utylizacja)
8. przechowanie przez odpowiedni okres dla w/w kategorii akt
9. dbałość o odpowiedni stan techniczny akt

Usługi Kancelaryjne

Przechowalnia Akt świadczy swoje usługi w oparciu o zatwierdzone przez Zarząd „Instrukcję Kancelaryjną” oraz „Regulamin”, opracowane zgodnie z wytycznymi Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Usługi kancelaryjne związane są ściśle z rodzajem akt, jakie przechowujemy. W  większości przypadków są to „sprawy” związane z wyszukaniem i wystawianiem kserokopii dokumentów potwierdzonych za zgodność przez Referendarza, których celem jest określenie „Kapitału Początkowego” lub wysokości zarobków w danym zakładzie pracy. Od sześciu lat wystawiliśmy ponad 20 tysięcy takich zaświadczeń.

 

Jesteśmy osobiście do dyspozycji byłych pracowników zlikwidowanych przedsiębiorstw w naszej kancelarii w Łodzi, ul. Zbąszyńska 13 lub poprzez :

1. kontakt telefoniczny,
2. elektroniczny (mail, wniosek złożony za pomocą formularza na stronie),
3. listowy (pocztą tradycyjną na adres kancelarii)

 

W przypadku nie zakończonej upadłości bądź likwidacji wystawiamy zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu (Rp-7), świadectwa pracy oraz inne dokumenty, przekazując je następnie do podpisu Syndykowi lub Likwidatorowi.

Ściśle współpracujemy z Zakładami Ubezpieczeń Społecznych, Urzędami Pracy, Urzędami Skarbowymi, Sądami i innymi uprawnionymi podmiotami w całym kraju, wystawiając honorowane przez w/w instytucje wszelkie zaświadczenia.

 

Czytelnia

W firmie naszej funkcjonuje również czytelnia. Podstawową funkcją czytelni jest stworzenie petentom możliwości dostępu do przechowywanych w naszej firmie akt, bez potrzeby sporządzania kopii bądź odpisów.

 

Brakowanie i utylizacja

Po upływie okresów przechowywania poszczególnych dokumentów Przechowalnia Akt Cokom Archiwum Sp. z o.o. niszczy w/w dokumentację na swój koszt. Brakowanie przeprowadzane jest zgodnie z obowiązującymi przepisami i zostaje poświadczone właściwym dokumentem. Podczas procesu brakowania stosujemy polskie normy i stopnie bezpieczeństwa.

 

 

Informacje dodatkowe

O zasobie przechowywanej przez Przechowalnię Akt Cokom Archiwum Sp. z o.o. dokumentacji informujemy na bieżąco właściwe podmioty tj. np. Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych , właściwe miejscowo Zakłady Ubezpieczeń Społecznych, oraz właściwe Archiwa Państwowe.